Reembolso de Despesas na Reforma Tributária

O reembolso de despesas é uma prática comum entre empresas, fornecedores, prestadores de serviços e até colaboradores. Contudo, com a Reforma Tributária prevista pela EC 132/2023 e regulamentada pela LC 214/2025, esse tema passa a exigir atenção redobrada.

A LC 214/2025, em seu Artigo 12, §2º, IV, define quais valores não integram a base de cálculo do IBS e da CBS. Veja o trecho relevante:

Art. 12. A base de cálculo do IBS e da CBS é o valor da operação.

§ 2º Não integram a base de cálculo do IBS e da CBS:

IV – os reembolsos ou ressarcimentos recebidos por valores pagos relativos a operações por conta e ordem ou em nome de terceiros, desde que a documentação fiscal dessas operações seja emitida em nome do terceiro.

A regra tem como objetivo evitar que valores reembolsados, que não representam receita nem valor agregado, sejam tributados pelo IBS e pela CBS. No entanto, para que o reembolso seja efetivamente excluído da base de cálculo, é obrigatório que:

ü  A nota fiscal da despesa esteja emitida em nome do tomador (terceiro), e não em nome de quem adiantou o pagamento.

ü  Emissão de documento digital para cobrança do reembolso.

Se essas exigências não forem atendidas, a operação deixará de ser tratada como reembolso e passará a ser considerada operação onerosa, sujeita à tributação normal.

Exemplo: Imagine uma empresa contratada para construir um imóvel. Durante a obra, é necessário adquirir fios de cobre para a instalação elétrica. O contratante está viajando, mas o contrato permite que o contratado antecipe despesas essenciais, com posterior reembolso.

Situação correta (sem tributação de IBS/CBS):

Resultado: não há incidência de IBS/CBS, pois não houve receita.